Hoteles que dejan de operar a mano.
Sin tocar el PMS.
Un hotel funciona con procesos que se apoyan unos en otros: reservas, pre-stay, recepción, pisos, F&B, post-stay y dirección. Cuando uno se atasca, lo paga el de al lado. Entramos a ver la operación entera, medimos dónde se va el tiempo y mejoramos ese tramo: lo diseñamos, lo construimos y lo dejamos funcionando, con el PMS y el equipo que ya tienes.
El problema, bien planteado
El problema no es que recepción tenga demasiado trabajo.
Es que demasiadas cosas todavía dependen de recepción.
- Un huésped pregunta por WhatsApp y otro escribe por Booking.
- Un tercero necesita instrucciones para llegar.
- Hay que meter datos en el PMS y preparar el parte de viajeros.
- Hay reseñas sin contestar y mensajes que enviar antes de la llegada.
- Y el informe de la semana sigue sin hacerse.
Mientras tanto, el huésped que está delante del mostrador espera. Cuando el volumen crece, la respuesta de siempre es contratar a alguien más.
Nosotros empezamos por otra pregunta: ¿qué parte de todo ese trabajo debería estar haciendo de verdad una persona?
Miramos el hotel como una operación completa
No empezamos por una herramienta ni por una lista de cosas que automatizar. Primero entendemos cómo funciona el hotel por dentro, área por área.
Reservas y canales
Web, Booking, Expedia, otras OTAs, teléfono y WhatsApp. Por dónde entra cada reserva y qué pasa después.
Antes de la llegada
Confirmaciones, información al huésped, pre-check-in, parking, horarios, upselling y peticiones especiales.
Recepción
Check-in, documentación, consultas, incidencias, cambios y comunicación con el resto del hotel.
Operación
Pisos, F&B, mantenimiento, coordinación entre departamentos y seguimiento de incidencias.
Reputación
Google, Booking y TripAdvisor: dónde una mala experiencia acaba convertida en una mala reseña.
Dirección
Ocupación, ADR, RevPAR, ingresos, mix de canales e incidencias. Lo que hace falta para decidir.
Con eso encima de la mesa se decide qué merece la pena mejorar, y en qué orden. Del resto no se toca nada. Cuanto más grande es la operación —más habitaciones, más establecimientos— más se nota, porque cada proceso mal resuelto se multiplica por todos los sitios donde ocurre.
Cómo opera tu hotel con FlujoAI
Del huésped al PMS sin que recepción copie un dato
Antes de ampliar tu equipo,
mira cuánto trabajo innecesario soporta tu operación.
Buena parte de lo que hace hoy recepción no es trabajo de hotel: es trabajo de pasar datos de un sitio a otro. Y se come cada semana horas que deberían estar con el huésped. Parte de ese trabajo no hay que repartirlo mejor: hay que quitarlo de en medio.
✗ Cómo funciona hoy en la mayoría de hoteles
- ✗ Recepción copia datos de viajeros al PMS y al parte de policía
- ✗ Decenas de reseñas al mes sin contestar (o contestadas tarde)
- ✗ Emails pre-stay genéricos en un solo idioma
- ✗ Consultas de Booking, la web y WhatsApp repartidas por tres sitios
- ✗ KPIs (ADR, RevPAR, ocupación) revisados manualmente cada lunes
- ✗ Visión por hotel, no por grupo — cada PMS aislado
✓ Cómo funciona cuando el proceso está bien resuelto
- ✓ El parte de viajeros sale del propio PMS, sin volver a teclear nada
- ✓ Ninguna reseña se queda sin contestar: el texto llega redactado y alguien lo aprueba
- ✓ El huésped recibe lo que necesita antes de llegar, en su idioma y sin que nadie lo escriba
- ✓ Todas las consultas llegan a un mismo sitio, sea Booking, la web o WhatsApp
- ✓ Dirección tiene los números del hotel el lunes sin abrir el PMS
- ✓ En un grupo, el central ve el conjunto y cada hotel sigue con su PMS intacto
Dónde suele estar la mejora en un hotel
Estos son ámbitos de la operación hotelera donde casi siempre hay margen, no un menú de servicios que se contratan por separado. Cuál toca primero lo decide lo que veamos en tu hotel.
Reputación: que ninguna reseña dependa de que alguien saque un rato
Contestar reseñas en Google, Booking y TripAdvisor es trabajo que siempre se aplaza, y el hotel lo paga en ranking y en reservas directas. Rediseñamos ese proceso para que cada reseña llegue con la respuesta ya redactada en su idioma y una persona solo tenga que leerla y aprobarla.
Antes de la llegada: que el huésped no tenga que preguntar
Buena parte de lo que entra por recepción son preguntas que se repiten: cómo llegar, dónde aparcar, a qué hora puedo entrar. Diseñamos la comunicación previa para que el huésped reciba eso antes de necesitarlo, en su idioma y según qué tipo de estancia haya reservado.
Dirección: saber cómo va el hotel sin ir a buscarlo
Cuando el lunes empieza abriendo el PMS para entender qué pasó el fin de semana, hay decisiones que llegan tarde. Hacemos que ocupación, ADR, RevPAR, mix de canales y no-shows lleguen solos, ya leídos, y que el tiempo se dedique a decidir y no a recopilar.
Parte de viajeros: obligación que no necesita a una persona
Los datos ya están en el PMS y alguien los vuelve a teclear, a menudo de madrugada. Es trabajo obligatorio, repetitivo y con sanción si sale mal: exactamente el tipo de tarea que no debería hacer una persona. Lo montamos con validación antes del envío.
Atención: una sola cola, venga el huésped de donde venga
Hoy la misma conversación puede estar en Booking, en la web y en WhatsApp, y recepción salta entre pantallas mientras tiene a alguien delante. Unificamos la atención y dejamos que las consultas de siempre se resuelvan solas; al equipo le llega lo que requiere criterio.
Varios establecimientos: ver el conjunto sin tocar cada hotel
En un grupo pequeño cada hotel tiene su PMS y su forma de trabajar, y eso hace que arriba no se vea nada hasta fin de mes. Se puede consolidar la visión sin cambiar el día a día de ninguna recepción: cada hotel sigue igual y el central deja de ir pidiendo datos.
Todo lo que pasa en tu hotel, a una pregunta
El director, la recepción, la gobernanta y la propiedad preguntan desde el móvil, por escrito o con una nota de voz, y el hotel contesta con las cifras de ese momento. Sin abrir el PMS, sin esperar al Excel del lunes y sin instalar nada: funciona en Claude, en ChatGPT o en un chat de Telegram o de WhatsApp. Lo que haya que mandar a un huésped o publicar, lo aprueba una persona.
Así es un martes cualquiera
- 08:50 Dirección, de camino
«¿Cómo va hoy el hotel?»
280 llegadas y 250 salidas; 620 habitaciones listas; 3 reseñas sin responder, la peor de 1 estrella; 16 averías abiertas. Con la hora del hotel.
- 10:15 Recepción
«¿Quién llega mañana sin hora de llegada?»
El listado con nombre, habitación e idioma, y qué falta en cada reserva.
- 12:30 La gobernanta, por voz
«¿Cuántas habitaciones quedan por limpiar?»
Pisos y averías, y nada más: lo que no es de su rol no le llega.
- 16:00 Dirección, desde el móvil
«Contesta la reseña de una estrella»
La respuesta, redactada en el idioma de la reseña, llega entera al móvil. Se aprueba contestando «aprobar» y un número. No se publica sola.
- 19:40 La propiedad, desde casa
«¿Cuánto hemos facturado hoy y con qué margen?»
Ingresos por departamento, GOP y previsión a siete días. Sin molestar a nadie del hotel.
Nunca inventa una cifra
Cada número viene de una consulta al hotel. Si una fuente no contesta, lo dice tal cual.
Nada sale sin firma
Reseñas, mensajes e incidencias esperan un «aprobar». Dos veces no se hace.
Cada rol ve lo suyo
Siete roles. Lo que no toca no llega, ni pidiéndolo por su nombre, y queda registrado.
Tus huéspedes no se guardan
Los nombres pasan por la respuesta y se quedan en tu pantalla.
Medido el 27 de octubre de 2026 con el hotel de pruebas. En tu hotel se conecta a tu PMS y a tus sistemas en la puesta en marcha.
Qué se puede preguntar, por proceso
Resumen del día, ocupación, ADR y RevPAR de la semana, la cuenta del día en formato USALI y la comparativa si llevas varios hoteles.
Qué reseñas faltan por contestar y la respuesta a cada una, preparada en su idioma y pendiente de tu aprobación.
Quién llega y el mensaje al huésped con lo que el hotel tiene aprobado: cómo llegar, parking, horarios.
Pisos, averías abiertas y críticas, tiempos de resolución, y abrir una incidencia hablando.
Lo que los huéspedes preguntaron de noche y espera al equipo.
Qué hotel se queda atrás esta semana, con el RevPAR más bajo señalado.
Con un hotel de pruebas y datos marcados como simulados. Preguntas tú, apruebas tú desde tu móvil y no se toca nada de tu hotel.
Cómo trabajamos contigo
Cuatro fases, y empiezas por un proceso — no por todo el hotel. Recepción sigue trabajando igual mientras tanto. Sin contratos eternos, sin promesas vagas, sin proyectos que tardan un año.
Quizá el cuello esté en recepción. Quizá en la comunicación previa a la llegada. Quizá en la coordinación entre pisos y recepción. Primero lo identificamos, y empezamos por ahí. Si funciona, seguimos con el siguiente.
Auditoría reembolsable
Analizamos cómo funciona hoy el hotel: recepción, PMS, channel manager, OTAs, reseñas, comunicación con el huésped y reporting. Sales con el proceso por el que conviene empezar, y el porqué. Desde 490 €, reembolsable íntegro si contratas en 30 días.
Diseño del sistema
Primero dejamos medido ese proceso tal y como está hoy: es el punto de partida. Con él delante diseñamos cómo debería funcionar, sobre tu PMS y tu channel manager, y decidimos dónde sigue firmando una persona. Lo revisamos contigo antes de tocar nada.
Implementación
Construimos, conectamos y ponemos en marcha. Por fases: primero lo que más duele, y el resto del hotel sigue funcionando exactamente igual hasta que decidas seguir. Resultados desde la primera fase.
Mantenimiento mensual
No te dejamos un sistema y desaparecemos. Volvemos a medir el proceso para ver qué ha cambiado de verdad, y a partir de ahí vigilamos, ajustamos y mejoramos según evoluciona el hotel: temporada alta y baja, canales nuevos, un establecimiento más.
Lo que apuntamos a conseguir contigo
Aquí no hay porcentajes prestados de otro hotel. Sabemos dónde suele aparecer la mejora —reputación, horas de recepción y visibilidad de dirección—; cuánto, en tu caso, sale de medir el proceso antes de tocarlo y volver a medirlo después.
Reputación y reseñas
Cada reseña contestada en su idioma, sin depender de que alguien saque el rato. Una mejor gestión de reseñas correlaciona con mejor ranking en OTAs y más demanda directa.
Horas de recepción
Recepción deja de copiar datos y de contestar lo mismo, y vuelve al huésped que tiene delante. En un equipo pequeño es lo primero que se nota.
Visibilidad operativa
Decisiones con los datos de esta semana delante, y no con lo que uno recuerda del fin de semana.
Antes y después se comparan sobre la misma época del año: en hotelería, julio contra noviembre no demuestra nada. El número sale de tu hotel, con su lógica de cálculo por escrito.
Cómo se ve por tipo de hotel
Dónde se atasca un hotel según su perfil. Son escenarios que diseñamos, no clientes reales publicables todavía.
Hotel boutique · 15-40 habitaciones
Aquí se vende experiencia y reputación, pero el equipo de recepción es pequeño por definición: cada hora tecleando o redactando la misma respuesta es una hora sin huésped. El atasco está casi siempre en el mostrador.
- Un mostrador con una o dos personas
- La reputación como principal canal de venta
- Upsell antes de la llegada
- El parte pendiente en el turno de noche
Cadena pequeña · 2-15 establecimientos
Con varios establecimientos, las decisiones de precio y de plantilla se toman con datos de hace un mes, porque juntar los números de cada hotel es trabajo de alguien. Ahí suele estar el mayor margen: que el central decida con lo que está pasando esta semana.
- Precio y plantilla con datos de esta semana
- Hoteles comparables entre sí
- ADR y RevPAR por establecimiento
- Avisos cuando uno se queda atrás
Hotel urbano con F&B
Cuando hay alojamiento, restaurante y eventos, el huésped es el mismo pero los sistemas no se hablan: la mesa, la llegada del equipaje y el check-out viven en sitios distintos y alguien tiene que ir cruzando la información a mano. Ahí suele haber más margen que en la propia recepción.
- Alojamiento y F&B coordinados
- Reseñas de las dos partes del negocio
- Números separados por línea
- El huésped no repite lo mismo dos veces
Tres plazas.
Condiciones que no repetiremos.
Abrimos tres plazas en condiciones de fundador para proyectos que podamos documentar y publicar. A cambio de contar el caso —con tu permiso y tu revisión previa— entras con un precio y un nivel de acompañamiento reservados a estas tres plazas.
Pack Fundador · 3 plazas
1.950 € pago único
Incluye
- La auditoría operativa completa — incluida en el pack, no aparte
- La implementación de la Fase 1: el proceso que más duele en tu operación, el que salga de esa auditoría
- Los dos primeros meses de mantenimiento
A partir del tercer mes, mantenimiento desde 290 €/mes, sin permanencia.
Qué pedimos a cambio
Que nos dejes publicar tu caso cuando el sistema esté funcionando, después de que lo hayas leído y aprobado. Ese es todo el trato: condiciones de fundador a cambio de un caso que podamos enseñar.
Tres plazas. Cuando se ocupen, retiramos esta oferta.
- Acceso directo al equipo, sin intermediarios
- Acompañamiento cercano durante toda la Fase 1
- Tu caso documentado y publicado, siempre con tu permiso
Tu PMS se queda. Tu equipo también.
Lo que cambia es cómo funciona la operación.
No te pedimos que cambies de PMS ni de channel manager, ni que recepción aprenda un programa nuevo. Mejoramos el tramo que hoy te está costando más, con una persona validando allí donde equivocarse sale caro —el parte de viajeros, una reseña delicada—. Lo demás, cuando tú decidas.
Un diagnóstico real.
Escrito. Firmado. Y reembolsable.
Analizamos cómo funciona hoy la operación de tu hotel y te entregamos por escrito qué proceso conviene mejorar primero, cuánto trabajo cuesta hoy y qué se puede esperar en horas de recepción, reputación y venta directa. No es una llamada de venta. Es trabajo real.
↺ Si contratas en los 30 días siguientes, descontamos el 100 % del importe del proyecto.
Hotel pequeño
490 €
reembolsable
Hotel mediano
790 €
reembolsable
Cadena / grupo
1.200 €
reembolsable
Qué entregamos
- Recorrido por la operación real del hotel: PMS, OTAs, channel manager y F&B si aplica
- Diagnóstico escrito de dónde se atasca el trabajo y qué horas de recepción se van sin aportar nada
- Los procesos ordenados por lo que hay en juego en reputación, horas y venta directa
- El Baseline del proceso elegido, con sus números de hoy
- Qué se puede esperar de la mejora, con la lógica de cálculo a la vista
- Cómo quedaría el proceso rediseñado y sobre qué sistemas tuyos se apoya
- Plan por fases con plazos concretos y presupuesto cerrado
- Sesión de 45 minutos para presentártelo y resolver dudas
- Hoteles independientes y cadenas pequeñas reciben versiones adaptadas a su nivel operativo.
Solicita tu plaza
Plazas limitadas · Respuesta en menos de 24h
Preguntas frecuentes
¿Con qué PMS y herramientas hoteleras trabajáis?
Con los principales del mercado español: Mews, Cloudbeds, Opera (Oracle Hospitality), Noovy, Tesipro, Apaleo, Mister Plan, RoomCloud y similares. Channel managers como SiteMinder, RateGain, Yieldplanet. Y todo lo común: Booking, Expedia, Google Hotel Ads, WhatsApp Business API, Google Workspace, Microsoft 365. Si tu sistema es cerrado o antiguo, lo evaluamos en la auditoría.
¿Cuánto tarda la implementación?
La Fase 1 —el proceso que más te duele— entra en producción en 2–3 semanas desde que tenemos los accesos al PMS y al channel manager. Ese matiz importa: ahí suele estar el cuello de botella y no queremos venderte un plazo que dependa de algo que no controlamos. Si el proceso lleva muchas integraciones o validaciones complejas puede irse a 5–6 semanas, y te lo decimos en la auditoría, no después. Las fases siguientes van encadenadas, cada una con su plazo cerrado.
¿Necesito equipo técnico interno? ¿Y tiene que formarse recepción?
No, ni una cosa ni la otra. Nos encargamos de todo: diseño, implementación, integraciones y mantenimiento. Tu equipo solo necesita unos días al principio para darnos acceso a los sistemas y explicarnos cómo opera el hotel por dentro. Después, recepción sigue trabajando con lo que ya conoce: lo que cambia es que hay cosas que dejan de aterrizar en el mostrador.
¿Cuánto cuesta?
Depende del alcance. Una primera fase de implementación arranca desde 6.000 €, según el proceso y las integraciones que lleve. El mantenimiento mensual va por suscripción desde 290 €/mes, sin permanencia. La auditoría inicial desde 490 € se descuenta íntegra del proyecto si nos contratas en 30 días. Y mientras quede alguna de las 3 plazas, existe el Pack Fundador: 1.950 € de pago único con la auditoría completa, la Fase 1 y dos meses de mantenimiento incluidos, a cambio de poder publicar tu caso.
¿Por qué cobráis la auditoría si otros la dan gratis?
Porque la nuestra no es una llamada de 30 minutos. Es análisis real de tu operación hotelera, diagnóstico escrito y un roadmap con presupuesto cerrado. El documento es tuyo aunque no contratemos. Cobrar filtra hoteles que van en serio. Nosotros también.
¿Mis datos de huéspedes están seguros?
Sí. Trabajamos con proveedores que cumplen RGPD. Los datos de huéspedes siguen en tu PMS — los conectamos, no los acumulamos. Firmamos NDA si lo necesitas. Y la generación automática del parte de viajeros (Policía/Guardia Civil) está pensada para cumplir con la normativa de hospedaje vigente sin saltarse validaciones.
¿Cómo afecta esto a la relación con Booking, Expedia y demás OTAs?
No la rompe — la complementa. Respondemos reseñas de OTAs sin saltarnos sus reglas; nos integramos con el channel manager para que las disponibilidades sigan sincronizadas; y trabajamos para mejorar tu venta directa sin canibalizar lo que ya viene por OTA.
¿Qué pasa después de implementar?
El sistema queda en producción bajo mantenimiento mensual. Monitorizamos, ajustamos y mejoramos. Si abres un nuevo hotel o quieres mejorar otro proceso (eventos, F&B, fidelización), lo incorporamos. No desaparecemos después de la entrega.
El coste real no es la auditoría.
Es cada reseña sin contestar y cada hora de recepción que se va en copiar datos.
Cada semana que recepción copia datos a mano, escribe el mismo mensaje en tres idiomas o deja reseñas sin contestar es tiempo que no está con el huésped. Multiplícalo por temporada alta. Y no hace falta resolverlo todo: la pregunta no es si merece la pena mejorar, es por qué proceso empiezas.
Solicitar mi plaza de auditoría