Tu agenda no se llena más contratando.
Se llena dejando de perder pacientes que ya tienes.
Un paciente pasa por ocho puntos entre que pregunta y termina el tratamiento: captación, respuesta, cita, asistencia, diagnóstico y presupuesto, aceptación, tratamiento y vuelta. Cada uno es una oportunidad de perderlo. Medimos en cuáles se te cae y mejoramos esos: lo diseñamos, lo construimos y lo dejamos funcionando, con el software y el equipo que ya tienes.
El problema, bien planteado
Puede que ya estés pagando por pacientes
que nunca llegan a convertirse.
- Uno pregunta por Instagram y otro rellena un formulario.
- Otro llama y nadie puede coger el teléfono.
- Otro consigue cita y no aparece.
- Otro recibe un presupuesto y desaparece.
- Otro termina el tratamiento y nadie vuelve a llamarle en años.
El problema no siempre es conseguir más pacientes. Es que el proceso que debería convertirlos y hacer que vuelvan tiene demasiados huecos.
De cada 100 personas que preguntan, ¿cuántas terminan en tratamiento? Casi ninguna clínica lo sabe, porque el dato está repartido entre el teléfono, WhatsApp, Doctoralia y el software de gestión.
Seguimos el recorrido completo del paciente
No empezamos por WhatsApp ni por ninguna herramienta. Primero recorremos las ocho etapas por las que pasa un paciente, una por una, y miramos qué ocurre en cada una.
Captación
Web, Google Ads, Doctoralia, redes, teléfono y WhatsApp. Por dónde llega cada paciente.
Respuesta
Quién contesta, cuánto se tarda y qué información recibe el paciente en ese primer contacto.
Cita
Cómo se agenda, si se confirma y qué ocurre cuando el paciente no responde.
Asistencia
Qué se hace antes de la cita y qué pasa con el hueco cuando alguien cancela.
Diagnóstico y presupuesto
Qué ocurre desde que el paciente recibe el presupuesto hasta que decide.
Aceptación
Cuántos presupuestos se quedan sin cerrar y quién hace el siguiente contacto.
Tratamiento
Cómo se comunica la clínica con el paciente mientras dura el tratamiento.
Vuelta
Revisión programada, recall, reactivación y solicitud de reseña cuando termina.
Ahí aparece lo que hoy se está escapando, y con tus números, no con los del sector. Y esto escala con el tamaño: en una clínica se recuperan horas; en un grupo con varias sedes sale además a la luz todo lo que hoy no se puede ver desde arriba.
Cómo opera tu clínica con FlujoAI
De primer contacto a cita confirmada en menos de 5 minutos
Antes de ampliar tu equipo,
mira cuánto trabajo innecesario soporta tu operación.
Buena parte de lo que hace hoy recepción no es trabajo de clínica: es trabajo de llamar, recordar y perseguir. Se come entre 10 y 25 horas a la semana que deberían estar con el paciente que tienes en el sillón. Parte de ese trabajo no hay que repartirlo mejor: hay que quitarlo de en medio.
✗ Cómo funciona hoy en la mayoría de clínicas
- ✗ Citas confirmadas a mano todos los días
- ✗ 20-25% de no-shows aceptados como normales
- ✗ Presupuestos enviados que nadie persigue
- ✗ DMs de Instagram y WhatsApp dispersos sin sistema
- ✗ Reseñas pedidas "cuando alguien se acuerda"
- ✗ Reportes mensuales que llegan el día 18
✓ Cómo funciona cuando el proceso está bien resuelto
- ✓ Confirmar una cita deja de ser una llamada que alguien tiene que hacer
- ✓ Una cancelación ya no es un sillón vacío
- ✓ Los presupuestos parados aparecen cada día ordenados por importe y por motivo
- ✓ Quien escribe a las 22 h recibe respuesta esa misma noche
- ✓ Pedir la reseña deja de depender de que alguien se acuerde
- ✓ Dirección tiene los números del día a la vista
Dónde suele estar la mejora en una clínica
Estos son ámbitos del día a día de una clínica donde casi siempre hay margen, no un menú de servicios que se contratan por separado. Cuál toca primero lo decide lo que veamos en la tuya.
La agenda: que confirmar deje de ser trabajo de alguien
Sostener una agenda llena cuesta llamadas, y aun así hay pacientes que no aparecen y huecos que nadie cubre. Rediseñamos ese proceso: el paciente confirma en un toque, reprograma sin llamar, y el hueco que se libera se ofrece solo a quien lleva semanas esperando.
Primera respuesta: el paciente pregunta cuando puede, no cuando abrís
La mayoría de consultas entran fuera de horario o cuando recepción tiene a alguien delante, y el que espera horas ya se ha ido a otra clínica. Diseñamos esa primera respuesta para que llegue siempre y a tiempo, venga de la web, de Doctoralia, de Instagram o de una campaña.
Presupuestos: saber cuáles están parados y por qué
Implantes y ortodoncia. Cada presupuesto sin cerrar aparece con el motivo por el que está parado y ordenado por importe. Al que necesita tiempo para decidir no se le persigue. Al que está atascado porque falta cerrar la financiación, hacerle una prueba o contestarle una duda, se le resuelve. Máximo 3 contactos, y a quién se llama lo decide tu equipo.
Atención: una sola conversación, aunque el paciente cambie de canal
Hoy el mismo paciente escribe por Instagram, luego por WhatsApp y luego llama, y cada vez empieza de cero con quien le coja. Unificamos la atención y dejamos que las dudas de siempre —precios, duración, postoperatorio— se resuelvan solas. Ahí sí usamos IA, con límites escritos y validación de una persona donde toca; al equipo le llega lo que necesita criterio y nada clínico se contesta solo.
Reputación que deja de depender de acordarse
Pedir la reseña es de esas cosas que se hacen cuando hay tiempo, y por eso casi nunca se hacen. Lo convertimos en parte del proceso de la visita, y además detectamos al paciente que se ha ido descontento antes de que lo escriba en Google.
Dirección: ver la clínica sin tener que preguntar
Cuando el informe llega el día 18, las decisiones que dependían de él llegan tarde. Hacemos que la ocupación de gabinetes, la agenda llena frente a la hueca, los ingresos por profesional y los pacientes que llevan tiempo sin volver estén delante cada mañana, sin pedírselos a nadie.
Cómo trabajamos contigo
Cuatro fases, y empiezas por un proceso — no por toda la clínica. Tu equipo sigue trabajando igual mientras tanto. Sin contratos eternos, sin promesas vagas, sin proyectos que tardan un año.
Podemos empezar por las citas. O por los presupuestos que se quedan sin respuesta. O por los pacientes que llevan dos años sin volver. Primero medimos dónde se te cae, y empezamos por ahí. Si funciona, seguimos con el siguiente.
Auditoría reembolsable
Analizamos cómo funciona hoy la clínica: agenda, captación, conversión de presupuestos, software de gestión y comunicación con pacientes. Sales con el proceso por el que conviene empezar, y el porqué. Desde 490 €, reembolsable íntegro si contratas en 30 días.
Diseño del sistema
Primero dejamos medido ese proceso tal y como está hoy: es el punto de partida. Con él delante diseñamos cómo debería funcionar, sobre tu software de gestión, y decidimos qué sigue decidiendo una persona. Lo revisamos contigo antes de tocar nada.
Implementación
Construimos, conectamos y ponemos en marcha. Por fases: primero lo que más duele, y el resto de la clínica sigue funcionando exactamente igual hasta que decidas seguir. Resultados desde la primera fase.
Mantenimiento mensual
No te dejamos un sistema y desaparecemos. Volvemos a medir el proceso para ver qué ha cambiado de verdad, y a partir de ahí vigilamos, ajustamos y mejoramos según crece la clínica.
Lo que apuntamos a conseguir contigo
Aquí no hay porcentajes prestados de otra clínica. Sabemos dónde suele aparecer la mejora —huecos en la agenda, primera respuesta y presupuestos que se enfrían—; cuánto, en tu caso, sale de medir el proceso antes de tocarlo y volver a medirlo después.
No-shows
Menos agenda vacía, sin sumar ni una llamada al equipo.
Captación y respuesta
Quien pregunta recibe respuesta venga por donde venga y sea la hora que sea. Un paciente que se contesta en minutos convierte muchísimo más que el que espera a mañana.
Recuperación de presupuestos
Los presupuestos de implantes y ortodoncia dejan de morirse en un cajón. Lo que hoy se enfría, vuelve a la mesa.
Antes y después se comparan sobre periodos equivalentes: en una clínica, agosto no cuenta ni como antes ni como después. El número sale de tu clínica, con su lógica de cálculo por escrito.
Cómo se ve por especialidad
Dónde se atasca una clínica según su tipo. Son escenarios que diseñamos, no clientes reales publicables todavía.
Clínica dental · 4-8 profesionales
Con este tamaño la clínica va bien pero todo pasa por recepción, y lo que no da tiempo a hacer hoy se pierde: el que preguntó anoche, el presupuesto de la semana pasada, la revisión de dentro de un año. El cuello suele estar en que ningún paciente tiene un siguiente paso si nadie se acuerda de dárselo.
- Recepción con una o dos personas para todo
- Presupuestos altos de implantes y ortodoncia
- Revisiones anuales que se pierden
- Consultas de noche y en fin de semana
- Reseñas frente a la clínica de al lado
Ortodoncia e invisible · tratamientos largos
El cuello suele estar en el medio del tratamiento: meses de revisiones periódicas en los que el paciente se va enfriando y acaba abandonando. Ahí hay un proceso de comunicación entre citas que hoy casi nunca existe, además del presupuesto de invisible que se queda pensándolo.
- Captación Instagram y Doctoralia
- Recordatorios de revisión periódica
- Seguimiento entre citas
- Presupuestos de invisible recuperados
Multiclínica · 3-10 sedes
Con varias sedes el problema cambia: cada una tiene su agenda y su forma de trabajar, y desde arriba no se ve nada hasta que alguien pide los datos. Se puede consolidar esa visión sin tocar el día a día de ninguna sede ni cambiarles el software.
- Cada sede sigue con lo suyo
- Una sola vista de todas las sedes
- Comparativa entre sedes y profesionales
- Avisos de gabinetes infrautilizados
Tres plazas.
Condiciones que no repetiremos.
Abrimos tres plazas en condiciones de fundador para proyectos que podamos documentar y publicar. A cambio de contar el caso —con tu permiso y tu revisión previa— entras con un precio y un nivel de acompañamiento reservados a estas tres plazas.
Pack Fundador · 3 plazas
1.950 € pago único
Incluye
- La auditoría operativa completa — incluida en el pack, no aparte
- La implementación de la Fase 1: el proceso que más duele en tu operación, el que salga de esa auditoría
- Los dos primeros meses de mantenimiento
A partir del tercer mes, mantenimiento desde 290 €/mes, sin permanencia.
Qué pedimos a cambio
Que nos dejes publicar tu caso cuando el sistema esté funcionando, después de que lo hayas leído y aprobado. Ese es todo el trato: condiciones de fundador a cambio de un caso que podamos enseñar.
Tres plazas. Cuando se ocupen, retiramos esta oferta.
- Acceso directo al equipo, sin intermediarios
- Acompañamiento cercano durante toda la Fase 1
- Tu caso documentado y publicado, siempre con tu permiso
Tu software se queda. Tu equipo también.
Lo que cambia es cómo funciona la clínica por dentro.
No te pedimos que cambies de software de gestión, ni que reorganices la clínica, ni que tu equipo aprenda un programa nuevo. Mejoramos el punto del recorrido donde hoy se te cae el paciente, con una persona decidiendo allí donde hace falta criterio —a quién se llama y a quién conviene dejar tranquilo—. Lo demás, cuando tú decidas.
Un diagnóstico real.
Escrito. Firmado. Y reembolsable.
Analizamos cómo funciona hoy tu clínica y te entregamos por escrito qué proceso conviene mejorar primero, cuánto trabajo cuesta hoy y qué se puede esperar de él en horas y en euros. No es una llamada de venta. Es trabajo real.
↺ Si contratas en los 30 días siguientes, descontamos el 100 % del importe del proyecto.
Clínica pequeña
490 €
reembolsable
Clínica mediana
790 €
reembolsable
Grupo / cadena
1.200 €
reembolsable
Qué entregamos
- Recorrido por las ocho etapas del paciente, con las preguntas propias de una clínica dental
- Diagnóstico escrito de dónde se atasca el trabajo y en qué etapa se cae el paciente
- Los procesos ordenados por lo que hay en juego en cada uno, no por lo fácil que sea tocarlos
- El Baseline del proceso elegido, con sus números de hoy
- Qué se puede esperar de la mejora, en horas y en euros, con la lógica de cálculo a la vista
- Cómo quedaría el proceso rediseñado y sobre qué sistemas tuyos se apoya
- Plan por fases con plazos concretos y presupuesto cerrado
- Sesión de 45 minutos para presentártelo y resolver dudas
- El cuestionario está escrito sobre la operativa real de una clínica dental, no sobre un formulario genérico de "empresa".
Solicita tu plaza
Plazas limitadas · Respuesta en menos de 24h
Preguntas frecuentes
¿Con qué softwares clínicos trabajáis?
Con los principales del sector dental español (Gesden, Klinikare, NS-Dental, Dentalink, Dendoo, Akeito, Infomed Software, Odontonet). Y todo lo común: Doctoralia, Top Doctors, Google Workspace, Microsoft 365, WhatsApp Business API, Instagram Business, TPV de Verifone o Redsys. Si tu sistema es cerrado o antiguo, lo evaluamos en la auditoría.
¿Cuánto tarda la implementación?
La Fase 1 —el proceso que más te duele— entra en producción en 2–3 semanas desde que tenemos los accesos al software de gestión de la clínica. Ese matiz importa: ahí suele estar el cuello de botella y no queremos venderte un plazo que dependa de algo que no controlamos. Si el proceso lleva muchas integraciones o validaciones complejas puede irse a 5–6 semanas, y te lo decimos en la auditoría, no después. Las fases siguientes van encadenadas, cada una con su plazo cerrado.
¿Necesito equipo técnico interno? ¿Y tiene que formarse mi equipo?
No, ni una cosa ni la otra. Nos encargamos de todo: diseño, implementación, integraciones y mantenimiento. Tu equipo solo necesita unos días al principio para darnos acceso a los sistemas y explicarnos cómo trabajáis en el día a día. Después sigue trabajando con lo que ya conoce: lo que cambia es que hay cosas que dejan de aterrizar en recepción.
¿Cuánto cuesta?
Depende del alcance. Una primera fase de implementación arranca desde 6.000 €, según el proceso y las integraciones que lleve. El mantenimiento mensual va por suscripción desde 290 €/mes, sin permanencia. La auditoría inicial desde 490 € se descuenta íntegra del proyecto si nos contratas en 30 días. Y mientras quede alguna de las 3 plazas, existe el Pack Fundador: 1.950 € de pago único con la auditoría completa, la Fase 1 y dos meses de mantenimiento incluidos, a cambio de poder publicar tu caso.
¿Por qué cobráis la auditoría si otros la dan gratis?
Porque la nuestra no es una llamada de 30 minutos. Es análisis real de tu operación, diagnóstico escrito y un roadmap con presupuesto cerrado. El documento es tuyo aunque no contratemos. Cobrar filtra clínicas que van en serio. Nosotros también.
¿Mis datos de pacientes están seguros?
Sí. Trabajamos con proveedores que cumplen RGPD y LOPDGDD. Tus datos de pacientes siguen en tu software dental — los conectamos, no los acumulamos. Firmamos NDA si lo necesitas. Los flujos respetan el consentimiento informado de cada paciente para canales de comunicación.
¿Qué pasa después de implementar?
El sistema queda en producción bajo mantenimiento mensual. Monitorizamos, ajustamos y mejoramos. Si la clínica crece o quieres mejorar otro proceso, lo incorporamos. No desaparecemos después de la entrega.
El coste real no es la auditoría.
Es seguir perdiendo pacientes que ya tenías.
Cada semana que la clínica acepta un 20 % de no-shows como "normal" son pacientes que costaron dinero traer y nunca llegaron a sentarse en el sillón. Multiplícalo por 12 meses. Y no hace falta resolverlo todo: la pregunta no es si merece la pena mejorar, es por qué proceso empiezas.
Solicitar mi plaza de auditoría